¿Cómo se logra ejecutar correctamente lo planeado?
La forma en que vivíamos y hacíamos negocios hace unos pocos años atrás ha cambiado sustancialmente, para dar cabida a un mundo más complejo, pero a la vez lleno oportunidades ilimitadas para llevar nuestras ideas de la creatividad a la innovación.
Guillermo Herrera Molina
11 de Junio de 2018
Pero incluso los líderes más reconocidos con propósitos y visiones estratégicas claras, no logran que lo planeado se convierta en ejecución exitosa.
La ejecución es un proceso que debe permitir la transformación de las empresas y organizaciones.
El éxito es la razón por la que existen las empresas y organizaciones de negocios o cualquier otra índole. Queremos sembrar para luego cosechar, pero a menudo las cosas que intentamos hacer no se alinean con los resultados y acciones concretas finales.
Por lo tanto es muy frecuente que la ejecución sea tema de conversación de tomadores de decisión y que la pregunta de cómo ejecutar sea una de las más frecuentes.
Cada vez que algún ejecutivo de una corporación, dueño de empresa de una pequeña o mediana empresa, director de una institución del Estado o tomador de decisiones de una organización sin fines de lucro, pregunta qué cómo se puede ejecutar lo planeado de forma exitosa, yo le contesto, que se deben seguir dos procesos claves:
- Formular el modelo de negocio y propósito estratégico de forma correcta.
- Ejecutar el modelo de negocio y propósito estratégico correctamente.
Si no somos capaces de definir dónde una empresa u organización debe estar, qué debe escoger, qué valor debe agregar a los clientes y cómo va operacionalizar e implementar lo planeado, difícilmente logrará sobrevivir y crecer en un mundo complejo (volátil, incierto, ambiguo y complicado).
A continuación se muestra en detalle la ruta crítica o marco general de planeación estratégica, para ejecutar lo planeado de forma correcta y eficiente, según los siguientes 6 bloques de construcción:
- Modelo de negocio/propósito estratégico
- Ideación
- Operacionalización
- Alineación
- Conversión
- Implementación
La formulación correcta, inicia con el bloque 1 que define el “modelo de negocio y propósito estratégico”, que define cómo crear valor para los clientes y el rumbo que debe seguir la empresa u organización.
La “ideación” corresponde al bloque 2 el cual contesta la pregunta de por qué existe la empresa u organización (propósito fundamental), junto a qué es la empresa (misión), que la gobierna (valores) y cómo se ve a futuro (visión).
Una vez realizado lo anterior se está en capacidad y no antes de traducir el modelo de negocio y propósito estratégico a un mapa que contenga en 4 perspectivas claves los objetivos, indicadores y metas, denominado este bloque de construcción 3 llamado “operacionalización”
- Finanzas
- Clientes
- Procesos de trabajo
- Aprendizaje y Crecimiento Organizacional (Tecnología, Capital Humano y Responsabilidad Social)
Posteriormente, se deberá alinear la estructura y cultura organizacional con el modelo de negocio y propósito estratégico, según el bloque de construcción 4 de “alineación”.
Una vez realizado lo anterior, se procederá a construir el bloque 5, de “conversión", en el cual se definen los proyectos y programas estratégicos más importantes que apoyan los objetivos estratégicos de la empresa
u organización, estableciendo un horizonte de tiempo para llevarlos a cabo, los de corto y mediano plazo principalmente.
Finalmente, se deberán crear los planes de trabajo, presupuestos y sistema de evaluación que permita en esta etapa de "implementación", lograr que se ejecute con excelencia lo planeado.
A continuación se muestra el esquema general con cada uno de sus 6 bloques:
En nuestra firma de consultoría hemos adoptado este marco general de intervención con nuestros clientes que permite crear las condiciones para ejecutar con excelencia lo planeado, partiendo de una formulación correcta. A continuación
el detalle de cada bloque de construcción:
1. Modelo de negocio/propósito estratégico
¿Dónde se debe estar, qué debo escoger, qué valor creo y retengo para mis clientes?El modelo de negocio contesta preguntas claves de cómo crear y retener valor para los clientes de tal forma que prefieran los productos, servicios de la empresa u organización. Se debe modelar el crear este valor percibido a través
de la construcción de 4 áreas y 9 bloques de construcción, a saber:
Propuesta de Valor
¿Cómo ayudar a los segmentos de clientes a resolver sus problemas o satisfacer sus necesidades?
Clientes
¿Cuáles son los segmentos de clientes a los que ayudamos a resolver los problemas o satisfacer sus necesidades? ¿Como se hace llegar la propuesta de valor a los segmentos de clientes? ¿Qué relaciones se llevan a cabo para conseguir,
fidelizar y hacer crecer los segmentos de clientes?
Capacidades internas
¿Quiénes son los socios claves y aliados estratégicos más importantes? ¿Cuáles son los procesos de trabajo claves que soportan la propuesta de valor? ¿Cuáles son los recursos claves que soportan la propuesta de valor?
Rentabilidad
Definición de estructura de ingresos y gastos: ¿Cómo se hace dinero con cada segmento de mercado? ¿Cuál son las fuentes de ingresos, fijación de precios? ¿Cuál es la estructura de costos que apoya las capacidades internas?
Por su parte el propósito estratégico debe responder a las siguientes preguntas:
- ¿Dónde debe estar la empresa u organización?
- ¿Qué debe escoger?
- ¿Qué debe eliminar, qué debe aumentar, qué debe disminuir?
- ¿Qué debe crear nuevo o innovador?
Tanto el modelo de negocio como el propósito estratégico son el corazón de una empresa u organización para lograr sus más altas prioridades y objetivos. La ruta óptima está fuertemente influenciada por la estructura y cultura
de una compañía las cuales deben estar alineadas a el modelo de negocio y propósito estratégico.
2. Ideación
¿Cuáles son las más altas prioridades?La ideación es el bloque de construcción que permite contestar las siguiente preguntas:
- ¿Por qué existimos? (Propósito)
- ¿Qué somos? (Misión)
- ¿Que debe gobernarnos? (Valores)
- ¿Qué deberíamos ser? (Visión)
La vida empresarial es similar a la vida personal en términos de las más altas prioridades. La forma en que una empresa u organización responde a estas preguntas crea principios centrales que son fundamentales para impulsar
una acción cohesiva y coherente.
Las empresas y organizaciones con una fuerte ideación se transforman en "icónicas", siendo reconocidas por sus servicios, productos y procesos innovadores y experiencias únicas del cliente, sino también
por lo que son. Las que tienen una Ideación débil envían mensajes confusos y poco robustos y convincentes que impide una ejecución exitosa.
La ideación es clave para identificar y alinear el modelo de negocio y propósito estratégico con los objetivos, indicadores y metas estratégicas.
3. Operacionalización
¿Cuáles son los objetivos, indicadores y metas estratégicas?Los objetivos definen los resultados a lograr. Sin conocer cómo elegir objetivos que contengan de forma clara y focalizada los indicadores y metas correspondientes, los objetivos serán sueños e intenciones solamente.
Los objetivos definen los resultados a lograr. Sin conocer cómo elegir objetivos que contengan de forma clara y focalizada los indicadores y metas correspondientes, los objetivos serán sueños e intenciones solamente.
Por una parte tenemos objetivos generales de la empresa u organización y también los objetivos funcionales de cada departamento o división sean éstos finanzas, operaciones, comercialización, tecnología de la información, operaciones,
capital y talento humano, producción, etc.
La creación de indicadores y metas correctas permite conocer qué conductas reforzar para impulsar el rendimiento.
Según Morgan, Levitt y Malek autores del libro “Ejecutando su Estrategia”, recuerdan que: “Las
organizaciones deben establecer objetivos claros y bien comunicados y luego elegir la mejor manera de aplicar los recursos disponibles para alcanzar esos objetivos. Establecer indicadores y metas o estándares para cumplirlas (métricas) e idear formas de alcanzar los objetivos (modelo de negocio, propósito estratégico) son parte del proceso creativo. Acercarse a estas decisiones de manera eficaz requiere una elección activa, prospectiva y con visión de futuro".
Es muy importante que los objetivos, indicadores y metas se articulen en un cuadro de mando integral, bajo 4 perspectivas básicas que permitan ordenar y sistematizar los resultados a alcanzar y crear relaciones causa efecto,
entre los objetivos que son de resultados (finanzas, clientes) y los objetivos que causan los resultados (proceso de trabajo yaprendizaje y crecimiento organizacional,-tecnología, capital humano, responsabilidad social).
4. Alineación
¿Cómo conectar la cultura (conductas) y estructura con el modelo de negocio y propósito estratégico?La cultura, en términos de conductas y actitudes está íntimamente ligada a los valores que gobiernan la empresa u organización. Y la estructura organizacional está ligada de igual forma a las conductas y actitudes, es decir
a la cultura. Y a su vez la cultura y estructura están ligada al modelo de negocio y propósito estratégico.
La cultura o conducta de las personas influye en su capacidad de ejecución, al igual que la estructura, que es la forma en que una empresa u organización diseña las relaciones entre áreas o funciones.
La capacidad para alinear estos tres componentes es fundamental. Sin embargo, algunos componentes son más difíciles de transformar y toma más tiempo y recursos hacerlo, como lo es la cultura.
5. Conversión
¿Cómo enganchar las iniciativas (proyectos, programas) con el modelo de negocio y propósito estratégico?Todo lo que hace una empresa u organización, ya sea desarrollar nuevos servicios, productos, modelos, estrategias, canales y mercados, se convierte en proyectos y programas.
Agrupados, los proyectos que están estrechamente relacionados se llaman un programa. A su vez, el conjunto general de programas es la cartera o portafolio de su empresa.
Del modelo de negocio y propósito estratégico se deriva las iniciativa para lograr las más altas prioridades y objetivos estratégicos. Las iniciativas apoyan los objetivos estratégicos.
La cartera o portafolio es el conjunto de proyectos y programas que una empresa planea ejecutar, conciliados con los recursos necesarios para lograrlos.
El éxito se centra en la capacidad de alinear los recursos con el modelo de negocio y propósito estratégico a través de la ejecución del trabajo basado en proyectos.
Sobre todo el propósito estratégico debe permitir crear, priorizar y alinear las iniciativas con alto grado de de innovación y asignar los recursos necesarios.
6. Implementación
¿Como mover los proyectos y programas a resultados concretos?Los proyectos y programas están compuestos por actividades y tareas únicas y temporales, con entregables, cronograma y recursos.
Para llevar a cabo los proyectos y programas se requiere de planes de trabajo, presupuestos y un sistema de control y seguimiento que permita evaluar el avance y logro de resultados, los cuales son procesos continuos de la
empresa u organización que crean valor para los clientes.
La implementación se define por la forma en que una empresa u organización transfiere sus iniciativas (programas y proyectos) a las operaciones.
Un informe de KPMG sobre gestión de riesgos para el ciclo de vida del proyecto afirma: "Los mayores desafíos que enfrentan las organizaciones para maximizar el valor de sus proyectos a menudo se derivan de la ejecución deficiente de los planes de gestión del cambio durante la transición al estado habitual".
La implementación es donde se concretan los productos de los proyectos y programas , lo que permite a las empresas y organizaciones obtener los beneficios estratégicos que los proyectos y programas logran. La implementación
permite que la creatividad e innovación sean una realidad al crear y entregar a los clientes modelos, productos, procesos y servicios innovadores, para alcanzar los objetivos de crecimiento y escalabilidad.