Serie | ¿Cómo rediseñar y crear negocios para la recuperación?
¿Cómo lograr mayor eficiencia y productividad operativa?
La eficiencia y productividad operativa, es un componente clave de la efectividad empresarial y organizacional.
Guillermo Herrera Molina
27 deMayo de 2020
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Éste es el segundo capítulo de la serie ¿Cómo rediseñar y crear negocios para le recuperación?, puede leer el capítulo anterior ¿Cómo generar ingresos recurrentes?.
La pandemia ha cambiado radicalmente los patrones de demanda por los bienes y servicios en los diferentes sectores de la economía; a la vez que se ha afectado de forma crucial la oferta de estos productos y servicios, ante la disminución del consumo de los mismos.
La eficiencia y productividad operativa se ha afectado, tanto en sus redes de servicios como en las cadenas de suplencia, compras, logística interna, operaciones y demás procesos y recursos de apoyo para lograr una mayor competitividad para la sobrevivencia y crecimiento de las empresas.
¿Qué es la eficiencia y productividad operativa?
La eficiencia y productividad operativa, es un componente clave de la efectividad empresarial y organizacional.
La efectividad está formada por la eficiencia y la eficacia, siendo la efectividad = eficiencia(capacidad de producir resultados) + eficacia(producción de resultados), tal como se muestra en diagrama siguiente.
La eficiencia está formada por dos elementos que son los recursos y procesos claves, comúnmente llamados actividades.
El equilibrio entre la eficiencia y eficacia permite que la empresa obtenga los resultados deseados alrededor de las finanzas, los clientes, procesos de trabajo, talento humano y tecnología. Al igual que en la fábula, el logro de resultados vienen a ser los huevos de oro, y la capacidad para producirlos está dada por la gallina.
En muchas ocasiones, se mata la gallina de los huevos de oro, y las empresas por lo tanto fracasan, ya que no crearon procesos ni invirtieron en recursos claves para buscar ser únicos y más competitivos.
En razón de lo anterior, cada empresa es un conjunto de actividades (procesos y recursos claves) que se desempeñan para diseñar, producir, llevar al mercado, entregar y apoyar sus productos y servicios, los cuales pueden ser representados como una cadena de valor, según modelo del profesor Michael Porter de su libro Ventaja Competitiva, tal como se aprecia seguidamente.
La cadena de valor como su nombre lo indica, es el agregado de las actividades que agregan valor total y del margen resultante (diferencia entre el valor total y el costo total de gestionar las actividades de valor). Los actividades y margen, se detallan a continuación:
- Actividades primarias: Las actividades primarias en la cadena de valor son las actividades implicadas en la creación de los bienes para su venta y transferencia al cliente y usuario final, así como el apoyo y asistencia posterior a la venta. Se dividen a su vez en las cinco categorías.
- Logística interna: Las empresas necesitan gestionar las actividades de recibir y almacenar las materias primas necesarias para elaborar su producto, así como la forma de distribuir los materiales.
- Operaciones: Las operaciones toman transforman las materias primas desde la logística de entrada y crean los bienes. Mientras más eficientes sean las operaciones, mayor disponibilidad de efectivo y capital podrá ahorrar.
- Logística Externa: Una vez finalizado el bien, la siguiente actividad es la logística de salida, donde el bien sale de la producción y se entrega a los mayoristas, distribuidores, o incluso a los clientes, y consumidores finales.
- Marketing y Ventas: Es la gestión de entregar bienes y servicios a los clientes, utilizando el mercadeo y ventas como motor fundamental de la generación de ingresos.
- Servicios: Los servicios para que el cliente y usuarios final, tengan una experiencia que los haga olvidarse del precio, es fundamental. Tener una fuerte componente de servicios en la cadena de valor hace que los bienes y servicios sean percibidos con valor agregado.
- Actividades de Apoyo: Las actividades de apoyo son las que sustentan a las actividades primarias y se soportan entre sí, proporcionando insumos comprados, tecnología, recursos humanos (talento humano) y varias otras funciones cruciales como la tecnología, la infraestructura y compras.
¿Cómo se puede crear una mayor eficiencia y productividad operativa?
Una empresa tiene una ventaja competitiva frente a otra cuando es capaz de ser única y así aumentar el margen (ya sea bajando los costos o aumentando los ingresos).
Los procesos y recursos de la cadena de valor pueden ser eficientes y muy productivos, o lo contrario, y es cuando hay problemas en las empresas para aprovechar las oportunidades y eventualmente crecer ante una recuperación que asoma.
Los procesos y recursos de la cadena de valor están ligados al modelo de negocios y propósito estratégico, que busca capturar y entregar valor a los clientes y usuarios de la empresa y generar un margen de rentabilidad adecuado para la sobrevivencia y crecimiento. Cada actividad de valor, mostrará si una empresa tiene un costo alto o bajo en relación con sus competidores.
Cómo se gestione cada actividad también contribuirá a resolver los problemas y llenar las necesidades de los clientes (propuesta de valor de modelo de negocios y propósito estratégico).
A continuación se puede apreciar el alineamiento que debe haber entre la cadena de valor eficiente y el modelo de negocios y propósito estratégico claros para el logro de resultados (eficacia) y la ejecución exitosa de lo planeado.
Una empresa que sea eficiente y productiva operativamente y a la vez tenga un propósito y modelo de negocios claro, logrará en menor tiempo los resultados deseados a través de una excelente ejecución de lo planeado.
Cuando se tiene claro el propósito estratégico y modelo de negocios, pero con ineficiente productividad operativa, se sobrevivirá por un tiempo, pero en el mediano plazo se puede fracasar.
Similar es cuando hay operaciones eficientes, pero un propósito y modelo de negocios confusos. El peor de los escenarios es cuando el propósito estratégico y modelo de negocios es confuso y una mediocre eficiencia y productividad operativa, ya que la empresa está destinada a retirarse o quebrar en el corto o mediano plazo.
A continuación una hoja de ruta para mejorar la eficiencia y productividad operativa:
- Identificar las subactividades para cada actividad primaria. Hay tres tipos diferentes de sub-actividades.
- Actividades directas: crean valor por sí mismas. Por ejemplo, la creación innovadora de de actividades relacionadas con la experiencia del cliente, análisis de tendencia de demanda, inteligencia de negocios, medición de las necesidades ocultas de clientes y usuarios, se hacen necesarias.
- Actividades indirectas: Permiten que las actividades directas que se ejecuten eficientemente, como ejemplo la gestión y administración de la fuerza de ventas.
- Actividades de aseguramiento de la calidad: Aseguran que las actividades directas e indirectas cumplan con los estándares de calidad necesarios.
- Identificar las sub-actividades para cada actividad de apoyo.
- Para las actividades de valor de apoyo como la gestión de Recursos Humanos(talento), Desarrollo Tecnología y Compras, hay que determinar las sub-actividades que crean valor dentro de cada una. Como ejemplo se puede citar la importancia de que los colaboradores conozcan y sepan manejar de forma eficiente las plataformas para el teletrabajo.
- Determinar los vínculos.
- Identificar las conexiones entre todas las actividades de valor que ha identificado, tanto primarias como de apoyo. Los vínculos son clave para aumentar la ventaja competitiva. Como ejemplo podemos detallar que a mayor nivel de aprendizaje y utilización de plataformas digitales para llevar a cabo la gestión de ventas, se dará mayor eficiencia y productividad operativa.
- Rediseñe y busque oportunidades para aumentar valor.
- Revise cada una de las actividades, sub-actividades y vínculos entre las mismas y rediseñe las mismas para innovar y así maximizar el valor que se ofrece a los clientes y usuarios finales, internos y externos.
- La cadena de valor debe esta alineada con el modelo de negocios y propósito estratégico. Por lo tanto, al mejorar su cadena de valor, debe ser claro en cuanto las características que lo diferencian de sus competidores.
- La cadena de valor es esencialmente un análisis interno de la empresa, pero además es necesario realizar un análisis externo de las tendencias tecnológicas, económicas, sociales, culturales, para identificar posibles disrupciones y cambios que se pueden presentar.
- Acelere la transformación digital de la cadena de valor.
- La transformación digital es clave en épocas de crisis, pues permite que las actividades y sub-actividades de valor sean el impulsor de la eficiencia y productividad operativa. La revolución industrial 4.0 vino para quedarse, con el uso de plataformas, aplicaciones, software y hardware que empujan hacia la flexibilidad, calidad, agilidad, productividad, y la conectividad a través de la experiencia del cliente y usuario final de valor.
- Se presentará una enorme lista de posibles cambios, pero se deberá priorizar en los que más impactan al cliente y usuario final.
- Hacer más eficiente el recurso financiero.
- Tal como se mencionó en artículo anterior, procurar los ingresos recurrentes, es importante en una crisis como la actual.
- Disminuir costos y gastos supérfluos.
- Automatizar y crear una plataforma digital confiable para el manejo de las finanzas, incluyendo esto además el análisis financiero, manejo eficiente de flujo de caja e inventarios, racionalización del portafolio de inversiones y capital financiero, y reconversión de costos fijos en variables.